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Conservazione sostitutiva
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Le norme introdotte dal Codice dell’Amministrazione Digitale rappresentano un’ incredibile opportunità per Enti Pubblici ed Aziende Private perché, permettendo l’introduzione di nuovi strumenti informatici, consentono di semplificare e razionalizzare i flussi documentali, aumentando così l’efficienza complessiva dei processi di business.

Tra gli aspetti più delicati da considerare, il più critico riguarda sicuramente la necessità di garantire nel tempo la validità legale del documento informatico, il quale deve essere conservato rispettando procedure e regole ben precise, pena la perdita di valore del documento stesso

 

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Il sistema proposto costituisce la “cassaforte informatica”, nata per proteggere e preservare nel tempo i documenti informatici strategici per la continuità del business aziendale, superando il concetto dei supporti fisici sostitutivi per quello più evoluto ed efficace dell’archivio unico sostitutivo.

L’obiettivo è quello di coinvolgere tutti i settori o ambiti aziendali verso una gestione full digital, allo scopo di eliminare l’inefficienza legata alla gestione fisica della carta ed ai processi ad essa associati (Paperless Process Management).

A tale scopo è possibile definire ambiti documentali distinti, ad esempio: Fiscale, Risorse Umane, Commerciale, Tecnico, che possono essere gestiti con processi di conservazione specifici (indicati dalla normativa vigente), segnalando la corretta esecuzione degli stessi o la presenza di eventuali errori. Il sistema integra una serie di servizi specifici di monitoraggio dello stato fisico e logico dell’archivio, effettuando, per ogni documento conservato, una continua verifica di caratteristiche come la leggibilità, l’integrità, il valore legale, l’obsolescenza del formato e la possibilità di applicare la procedura di scarto d’archivio.